Введение 3

1. Цели информатизации архивного дела 4

3. Программное обеспечение в архивных учреждениях 9

Заключение 12

Литература 13

Введение

В области архивного дела информатизация представляет собой процесс усовершенствования технологий обработки архивных документов путем внедрения в архивное дело теоретических и прикладных разработок информатики, а также использование в работе архивов компьютерной техники и программного обеспечения.

Быстрое развитие электронной техники привело к дальнейшему совершенствованию информационных и архивных технологий; многие архивы оснастились персональными компьютерами и настольными издательскими системами; появились новые возможности по обеспечению сохранности архивных документов, обеспечению их обработки и использования.

В 2001 году участники международного совещания архивистов, который проходил в Италии (г. Масерата), рассмотрели влияние новых информационных технологий на теорию и практику архивного дела. Они отметили, что «никакие культурные или национальные традиции не устоят перед всеобъемлющей мощью информационных технологий», и даже, что «поразительные достижения ИТ потрясают наследие прошлого и перемены в этой отрасли необратимы» . Всё это обуславливает актуальность данной темы.

Целью работы является изучение применения новых информационных технологий в архивном деле.

Объектом работы, в данном случае, будет являться архивное дело, а предметом – новые информационные технологии и их применение в архивном деле.

Теоретической основой работы являются такие нормативные акты, как Концепция информатизации архивного дела России, ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации», а также учебная и периодическая литература.

1. Цели информатизации архивного дела

Информатизация архивного дела имеет главной своей целью развитие рациональной системы формирования, обеспечения сохранности, всестороннего использования Архивного фонда России и защиту его информационных ресурсов.

Среди основных задач ГАС Российской Федерации важнейшей является обеспечение права граждан на информацию, предоставление им широкого доступа к информационным ресурсам, находящимся в государственных архивах и центрах хранения документации (ЦХД). В настоящее время их использование затруднено как из-за удаленности многих архивов, так и вследствие недостаточно высокого уровня научного описания архивных материалов и их тематической разработки. Создание информационно-поисковых баз данных (БД), электронных копий архивных документов с возможностью удаленного доступа через телекоммуникационные сети и системы позволят расширить доступ к архивной информации .

Внутриархивные БД учетного характера повысят точность сведений и оперативность информирования об объемах и состоянии архивных документов, послужат основой создания автоматизированных фондовых каталогов, различных указателей, списков учреждений-источников комплектования и т.п., в том числе межархивного и общеотраслевого уровня.

Создание комплекса БД по материально-техническому, кадровому и финансовому состоянию федеральных архивов и использование экспертных систем даст возможность повысить обоснованность и эффективность управления и планирования, контроля за реализацией принимаемых решений .

Создание автоматизированного научно-справочного аппарата, баз данных, содержащих электронные копии документов, развитие телекоммуникационных систем улучшит обеспечение пользователей архивной информацией, позволит более оперативно решать вопросы информационного обмена между архивными учреждениями, будет способствовать укреплению взаимодействия архивных учреждений с федеральными и региональными органами государственной власти .

Внедрение и активное использование автоматизированных архивных технологий должны сделать труд архивиста более продуктивным и содержательным, избавив его от выполнения многих рутинных операций. Применение современных информационных технологий позволит увеличить перечень платных услуг, повысить их эффективность .

Использование общероссийских и международных стандартов при автоматизации открывает российским архивам дорогу для интеграции в складывающееся общероссийское информационное пространство, для интенсификации международного сотрудничества.

2. Направления и принципы информатизации

Основные направления информатизации архивного дела вытекают из главных задач и функций учреждений ГАС России:

обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации (АФ РФ);

комплектование АФ РФ и экспертиза ценности документов;

научно-информационная деятельность архивов, использование и публикация документов АФ РФ;

организационно-методическое руководство и контроль за работой государственных и ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве учреждений .

Значительная регламентация и типизация деятельности архивов, хранящих документы на бумажной основе, создает предпосылки для широкого использования принципа типизации при разработке и внедрении автоматизированных информационных технологических процессов. Существующие особенности в работе архивов с документами на пленочных носителях могут потребовать создания для них специализированных программно-технических комплексов. Наряду с этим в настоящее время уже назрела необходимость выработки концептуальных подходов к организации и технологическим аспектам работы с документами на машиночитаемых носителях. Наиболее важным направлением использования современных информационных технологий в деятельности архивных учреждений является организация учета документов Архивного фонда РФ. С реализацией этого первоочередного направления тесно связано создание автоматизированного справочного аппарата, в котором используется информация, накапливаемая в процессе учета документов .

Второе направление информатизации ориентировано на автоматизированное выполнение работ, связанных с комплектованием АФ РФ. К нему относятся учет учреждений-источников комплектования, информационная поддержка определения состава документов, подлежащих хранению в госархивах .

Третье направление охватывает задачи использования и публикации документов: организацию поступления запросов на архивную информацию, совершенствование процессов поиска, выбора, предоставления и копирования документов, учет выдачи дел исследователям, составление и выдачу архивных справок, учет использования документов. Одним из результатов решения задачи учета использования является обоснование состава страхового фонда и фонда пользования, что в свою очередь относится к задачам, решаемым в рамках направления обеспечения сохранности документов .

Четвертое направление - применение средств автоматизации для проведения научно-исследовательских и методических работ в государственных архивах. Этому способствует использование высокоэффективных общесистемных и прикладных программ, в том числе - текстовых и табличных процессоров, издательских систем, систем управления базами данных, гипертекстовых и мультимедийных технологий, которые позволяют создавать базы данных, содержащие копии документов, сборники архивных документов, справочно-информационные издания .

Пятым направлением информатизации является автоматизация организационно- управленческих функций архивных учреждений. Автоматизированные технологии служат инструментом информационного обеспечения руководства госархивами, анализа их деятельности, состояния архивного дела в регионах. Использование средств ЭВТ и специализированного ПО способствует сокращению трудоемкости и повышению эффективности работ, связанных с управлением архивом. Отдельные задачи имеют локальный характер (управление кадрами, бухгалтерский учет и др.), другие («Паспорт архива» и т.п.) - реализуются в увязке с задачами, выполняемыми в рамках иных направлений .

Перечисленные направления информатизации тесно связаны по составу исходной информации и решаемым задачам. Поэтому их реализация должна осуществляться в определенной последовательности, обеспечивающей минимизацию затрат ресурсов при получении наибольшего эффекта.

Информатизация архивного дела РФ базируется на следующих основных принципах :

преемственность по отношению к традиционно сложившейся системе государственного учета и НСА к документам АФ РФ, контроля за обеспечением сохранности и учета использования документов;

преемственность в развитии автоматизированных архивных технологий: каждая последующая версия технологии определенного типа позволяет использовать информационные ресурсы, накопленные в рамках предыдущей версии;

системность в реализации технологических и информационных решений как одного архивного учреждения, так и группы архивных учреждений: ААТ представляют собой программно-технический комплекс, обеспечивающий рациональное функционирование связанных баз данных;

внутриотраслевая унификация методов описания, представления, передачи и обработки данных в электронной форме в рамках основных направлений деятельности архивных учреждений;

сопряженность с информационными системами учреждений-источников комплектования и учреждений, являющихся постоянными потребителями архивной информации, с внеотраслевыми системами передачи данных.

3. Программное обеспечение в архивных учреждениях

В условиях широкого внедрения автоматизированных технологий и систем в практику работы архивных учреждений определяющее значение приобретает типизация методов и проектных решений при разработке их технического, алгоритмического, программного, информационного и организационного обеспечения. При разработке таких систем с использованием типовых модулей уменьшаются общие затраты, время разработки и внедрения, увеличивается надежность программного обеспечения за счет многократной его проверки, облегчается обучение и повышение квалификации пользователей. Применение типовых архивных технологий обеспечивает совместимость БД, созданных различными архивными учреждениями, возможность объединения их в единую архивную информационную сеть с горизонтальными связями между архивными учреждениями одного уровня и вертикальными связями между архивными учреждениями разных уровней .

Создание региональных автоматизированных фондовых каталогов, централизованных архивных баз данных, таких как Центральный фондовый каталог, Государственного реестра культурного наследия России (в части уникальных документов АФ РФ), БД по зарубежной архивной Россике, БД по архивной библиографии и др. невозможно без внедрения типовых архивных технологий. Типовые технологии позволят пользователю с одинаковой легкостью работать в различных архивах, не затрачивая времени на переобучение .

Использование типовых технологий обеспечит оперативный и надежный обмен информацией между госархивами и органами управления архивным делом, что важно для принятия своевременных и обоснованных управленческих решений. Типовые технологические решения, совместимые с развивающимися региональными и федеральными информационными системами, позволят быстро и качественно удовлетворять запросы органов законодательной и исполнительной власти.

Единые технологические принципы, учитывающие международные стандарты, предоставят возможность для активного и полноправного участия российских архивов в международных архивно-библиотечных системах и сетях.

Информационная поддержка основных видов деятельности государственных архивов и центров документации осуществляется путем создания типового ПО, его внедрения, практического использования комплекса взаимосвязанных БД. В оптимальном варианте эти БД функционируют в локальной вычислительной сети (ЛВС) архивного учреждения как комплекс локальных или распределенных баз данных. Ядром этого комплекса является БД, содержащая сведения (на уровне фонда и описи) учетного характера, по сохранности архивных материалов, о составе и содержании документов. Эта ключевая БД может быть практически реализована в виде локальной или распределенной базы данных (с горизонтальным или вертикальным распределением массивов) в зависимости от объема документов архива, видов технического оснащения, расположения хранилищ .

К типовому ПО для госархивов и центров хранения документации относится программное обеспечение для БД по работе с учреждениями-источниками комплектования, по учету архивных документов и контролю за их сохранностью, по учету использования документов архива; для органов управления архивным делом - ПО для баз данных «Фондовый каталог», «Паспорт архива». Все перечисленные БД связаны с ключевой базой данных либо непосредственно в процессе их функционирования, либо по характеру и форматам общей для БД информации.

Оптимальным вариантом для обеспечения единой политики в области информатизации в общеотраслевом масштабе является разработка и тиражирование по всем архивам одного и того же ПО для каждого из указанных видов БД. Для реализации этого подхода в настоящее время нет принципиальных препятствий. Проведенный анализ материалов анкетирования архивных учреждений, изучение структур существующих БД показал, что БД сходной направленности имеют в своей основе сходные наборы показателей при одинаковой их трактовке. Перевод накопленной информации в новые БД является вопросом технически несложным .

Архивы, начинающие информатизацию с работы в принятом для отрасли типовом программном обеспечении, автоматически используют стандартизированные наборы показателей и форматы данных.

Состав типового ПО определяется существующими нормативно-методическими документами, регулирующими деятельность архивных учреждений, характером сложившихся внутриотраслевых информационных потоков. Вместе с тем он может быть расширен на основе практики работы с архивными документами.

Архивное учреждение, принявшее решение о разработке собственного программного обеспечения вместо использования типового, включает в структуру информационных файлов стандартизованный перечень полей и предусматривает процедуры их преобразования в принятый по отрасли формат для обеспечения возможности их передачи в другие БД. Однако этот путь является менее рациональным с точки зрения материальных и интеллектуальных затрат .

Ближайшие перспективы информатизации диктуют не только необходимость создания типового ПО для госархивов, но и взаимосвязанных комплексов типового ПО для архивных учреждений разного уровня в цепочках «госархив - орган управления архивным делом субъекта Федерации - Росархив», «федеральный архив - Росархив» .

Заключение

В заключении подчеркнём, что внедрение информационных технологий в архивное дело только начинает складываться. Сейчас в этой отрасли важны мнения всех заинтересованных сторон: архивистов (в организациях, государственных и муниципальных архивах), специалистов ДОУ и ИТ, менеджеров, историков и других пользователей электронных информационных ресурсов. От этого зависит, что станет с информационным накопленным богатством страны, с каким интеллектуальным багажом мы окажемся среди других «путешественников» к открытому информационному обществу.

В 2000 году был создан Центр информационных технологий Федеральной архивной службы России. Основные задачи центра: методическое обеспечение использования информационных технологий в учреждениях системы Росархива; разработка и сопровождение программного обеспечения; создание и ведение общеотраслевых баз данных; совершенствование методики информационного обеспечения деятельности учреждений Росархива на основе баз данных, ведущихся в центре; информационное обслуживание архивных учреждений и пользователей.

И всё же создание единой архивной информационной сети обслуживания пользователей также остаётся делом будущего. Однако, сайт Федеральной архивной службы «Архивы России», который объединяет информационные ресурсы российских архивов в Интернете, и на котором публикуются путеводители и другие справочники, - весомый шаг в данном направлении.

Таким образом, говорить о безоговорочной победе типовых технологий в информатизации отрасли пока рано. Вместе с тем, несомненна тенденция к унификации в сфере создания программного обеспечения для архивов.

Литература

Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. Под редакцией В.П. Козлова. Архивоведение. М.: ПрофОбрИздат, 2007.

Афанасьева Л.П. Информационные технологии в архивах: комплектование и экспертиза ценности документов //Секретарское дело.- 2004.-№ 2.

Давыдов А. А., Первых М. И., Смирных Н. А. Информационные ресурсы архивного фонда // Информационный потенциал Орловской области: Сборник. Орел, 2005.

Дороков С. Современные возможности экспертизы ценности и учёта электронных документов в организации // Отечественные архивы.-2003.-№ 5.

Концепция информатизации архивного дела России.

Михайлов О.А. Электронные документы в архивах: проблемы приёма, обеспечения сохранности и использование. (Аналитический обзор зарубежного и отечественного опыта). М.: Диалог-МГУ, 2005.

Михайлов О.А., Шапошников А.С., Медведева Г.А., Залаев Г.З., Пилинчук М.И. Автоматизированные архивные системы. (Аналитический обзор). - ГНС России, РНИЦКД.-2003.

Тихонов В.И., Юшин И.Ф.Современные концепции электронных архивов// Отечественные архивы.-2004.-№ 1.

Тихонов В.И., Юшин И.Ф. Электронные архивы и электронный документооборот// Отечественные архивы.-2004.-№ 2.

ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации».

1. Архивно -информационное обслуживание с помощью компьютерных средств

   Реферат >> Информатика

   Глава 1. Информатизация архивного дела 1.1. Основные цели, отрасли информатизации архивного дела Информатизация архивного дела имеет главной... направления и принципы информатизации Основные направления информатизации архивного дела вытекают из главных задач...

2. Архивное хранение электронных документов на предприятии

   Реферат >>

   ... : внесение изменений в закон "Об информации и информатизации" , разработка закона "О цифровой подписи", внесение... доказательства аутентичности и достоверности, напрямую связанные с архивным делом и архивной практикой.Сказанное отражает лишь часть...

3. Развитие архивного законодательства в России в 1990-е 2000 годы

   Реферат >> Промышленность, производство

   Государственной власти в области архивного дела , систему управ­ления архивным делом и архивных учреждений и т.п. Нормативные... архивного дела внесены в законодательство в области информации и инфор­матизации

Нынешнее, 9-е по счету, заседание Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве мы решили посвятить обсуждению одной из актуальных сегодня тем, связанной с выполнением президентского Указа от 7 мая 2012 г. № 597 «О мероприятиях по реализации государственной социальной политики», предусматривающего поэтапное повышение оплаты труда в государственных (муниципальных) учреждениях, в том числе и архивных, до среднего значения заработной платы в соответствующем регионе (слайд 1 ).

Повышение оплаты труда и укрепление социальной защищенности архивистов, конечно, очень важно. Мы его давно ждали. Но оно не должно происходить само по себе, механически. Оно должно быть увязано с увеличением объемов и улучшением качества предоставляемых архивами государственных (муниципальных) услуг на основе подъема результативности их деятельности и повышения производительности труда их работников. Это принципиально важный момент. Он нашел свое отражение в разработанных на федеральном уровне и на местах «дорожных картах» изменений в отраслях социальной сферы, направленных на повышение эффективности архивного дела, определивших состав приоритетных структурных и институционных преобразований, а также соответствующие целевые показатели.

Утвержденная правительственным распоряжением от 26.11.2012 № 2190-р Программа поэтапного совершенствования системы оплаты труда в государственных (муниципальных) учреждениях на 2012-2018 годы дает общие установки по проведению изменений в сфере социально-трудовых отношений для всех без исключения отраслей социальной сферы. Вместе с тем выработка оптимальных подходов к повышению эффективности деятельности конкретных групп учреждений социальной сферы - дело соответствующих министерств и ведомств. Следовательно, перед нами сегодня стоит задача определиться с этой дефиницией применительно к архивам.

По нашему мнению, под повышением эффективности работы архивов всех уровней, вне зависимости от их организационно-правовой формы (бюджетные, казенные или даже частные архивы), следует понимать, как минимум:

рост производительности труда работников;

повышение качества работы;

снижение ресурсных издержек;

и, наконец, увеличение поступлений от приносящей доход деятельности за счет расширения её спектра и объемов.

Разумеется, оценить производительность труда архивистов довольно сложно в силу специфики архивного дела, характеризуемого большим числом разнообразных работ, зачастую творческих и потому трудно нормируемых. Все-таки у нас не промышленное производство. Тем не менее, определенный анализ сделать всегда можно. Например, соотнести объем хранимых документов и количество пользователей с численностью того или иного архива. В этой связи интересно сравнение современных российских архивов, в частности федеральных, с архивами таких развитых стран мира, как США, Германия, Англия и Австралия. На слайде № 2 приведены данные за 2012 год.

Конечно, показатели архивов западных стран по объемам хранения и количеству пользователей указаны не стопроцентно точные из-за существующего в каждой стране своеобразия в отчетности. В представленной таблице видно, что, условно говоря, загруженность одного работника федеральных архивов, даже при пересчете на фактическую (не штатную) численность работников, все же ощутимо ниже, чем в зарубежных архивах. Это свидетельствует о том, что повышение производительности нашего труда остается одной из наиболее актуальных для нас задач. К слову, для тех, кто может сказать, что в таблице не хватает строк с данными по заработной плате работников и общему бюджету архивов. Так вот, между ростом производительности труда и заработной платы автоматической связи и взаимозависимости нет, это показатели разного порядка. Если первая зависит от уровня инновационного развития, то вторая - в том числе от характера регулирования государством рынка труда, наличия конкуренции на нем, а также от способности работников отстаивать свои профессиональные и социальные интересы.

Данные по объемам финансирования, численности архивистов и их средней заработной плате в разрезе субъектов Российской Федерации и по федеральным архивам вы имеете на руках.

Призываю только вас, руководителей региональных архивных служб, используя имеющиеся данные, а также сведения из нашей ведомственной статистической формы № 1, самостоятельно - когда вернетесь домой, оценить уровень производительности труда в собственных подведомственных архивах и сделать соответствующие выводы.

Для федерального уровня необходимость в повышении эффективности деятельности архивов очевидна. Как представляется, она должна заключаться в первую очередь в последовательном совершенствовании всех направлений работы, а также внедрении технологических и организационных инноваций.

Проведенный в середине этого года Росархивом анализ возможности внедрения инноваций в архивное дело (слайд 3 ) показал, что из 18 базовых технологий в сфере обеспечения сохранности и учета таковые могут быть внедрены в 10, в сфере комплектования - в 2 из 3, научно-справочного аппарата - в 5 из 6, использования - в 6 из 7. Понятно, что подавляющее большинство новаций так или иначе связаны с информационными технологиями. Поэтому реализация ведомственной целевой программы информатизации Росархива, а также региональных программ информатизации должны всегда быть в центре нашего внимания. Не буду углубляться в эту тему детально - она обширна и требует отдельного разговора.

Помимо применения IT-технологий существенным шагом в инновационном развитии архивной отрасли может стать также обязательное применение - при модернизации материально-технической базы - прогрессивных инженерно-технологических, менее затратных по ресурсному обеспечению, решений. Среди них оснащение архивохранилищ компактусами и картматами, современными системами пожаротушения, автоматическими измерителями параметров воздушной среды и т.п. Возможность установки такого рода передового оборудования должна учитываться присоставлении технических заданий на проектирование строительства или реконструкции архивных зданий. С другой стороны, недопустимо приобретение под воздействием различных «маниловских» идей дорогостоящей техники, которая из-за различных причин (отсутствие подготовленных кадров для эксплуатации или недостаточный фронт работ) будет простаивать, омертвляя тем самым капитал.

Сложнее обстоит дело с проведением организационных изменений, поскольку архивное дело по самой своей сути довольно консервативно. Тем не менее, руководствуясь старой поговоркой о том, что все новое - это хорошо забытое старое, неплохо сегодня вспомнить и взять на вооружение лучшее из советского опыта организации архивной деятельности в части нормирования, планирования и учета результатов работы. Вместе с внедрением современных программно-целевых инструментов управления этот сплав старого и нового может дать несомненный положительный эффект.

В частности, полезна и весьма эффективна практика ежегодного анализа штатной обеспеченности и объемов работы подведомственных архивных учреждений с целью перераспределения штатов в случае выявления диспропорций между численностью работников и объемами оказываемых архивами государственных услуг. Такую работу Росархив уже несколько лет проводит на регулярной основе. Никто не должен рассчитывать, что сегодняшние штатная численность и фонд оплаты труда в возглавляемых учреждениях будут неизменны. Их нужно оправдывать эффективной работой.

Обращая первоочередное внимание на производительность труда архивистов, мы в то же время не должны забывать и о повышении качественного уровня работ. При этом вопрос о качестве следует рассматривать в двух аспектах - качестве внутриархивных работ и качестве обслуживания пользователей.

Качество первого из них определяется, прежде всего, квалификацией и опытом архивистов, а также действенностью контроля со стороны руководителей всех рангов. Судя по доле работников пенсионного возраста, составляющей по данным на 1 января с.г. почти четверть численности российских архивистов, чего-чего, а опыта им не занимать. Что же касается квалификации, то приходится констатировать сохраняющуюся тенденцию сокращения числа работников архивов, имеющих профильное образование. К сожалению, помимо пока недостаточно конкурентоспособной заработной платы архивистов, это во многом обусловлено общим падением образовательного уровня населения страны вообще и гуманитарного образования в частности.

Начавшееся во исполнение указов Президента Российской Федерации повышение заработной платы архивистов, надеюсь, позволит более разборчиво подходить к отбору кадров, привлекая действительно перспективную и талантливую молодежь. При этом ни в коем случае нельзя забывать о необходимости перманентной и целенаправленной работы по повышению квалификации работников архивов.

Учитывая это, Росархив предполагает в следующем году заказать разработку нескольких интерактивных учебных курсов по наиболее востребованным направлениям архивной деятельности, а также увеличить долю дистанционных форм обучения, осуществляемых ОЦПК ВНИИДАД, что должно увеличить количество обучаемых, прежде всего из отдаленных уголков нашей огромной страны.

Повышение качества обслуживания внешних пользователей Росархив связывает с созданием на базе РГАНТД Справочно-информационного центра федеральных архивов, который призван обеспечить внедрение системного подхода к предоставлению государственной услуги по исполнению запросов граждан, начиная с личного приема заявителя, определения места хранения интересующих его документов и направления запросов в профильные архивы, заканчивая получением заявителем ответа (слайд 4 ), а также с внедрением новых «Правил работы пользователей в читальных залах государственных и муниципальных архивов Российской Федерации».

В целом же мероприятия, направленные на повышение производительности труда и качества работ, в той или иной мере нашли свое отражение и конкретизацию в разработанных федеральными архивами планах повышения эффективности их деятельности на 2013-2018 годы.

Аналогичные меры ожидают и одно из двух подведомственных Росархиву бюджетных учреждений, а именно ВНИИДАД, в отношении которого также разработан проект «дорожной карты», направленной на повышение эффективности науки в сфере архивного дела. Ожидаемыми результатами успешной реализации этой «дорожной карты» должны стать:

повышение качества и результативности теоретических и прикладных научных исследований, востребованных обществом и отвечающих приоритетным направлениям развития отечественного архивного дела;

обеспечение внедрения инновационных технологий в архивное дело в русле общемировых тенденций;

развитие кадрового потенциала отраслевой науки;

повышение заработной платы научных работников.

Важная составляющая повышения эффективности любой организации, будь она государственное учреждение или частная кампания - снижение затрат на её содержание. Здесь для нас наиболее актуальными являются два направления - реализация программ энергосбережения и организация при закупках для государственных нужд прозрачных и эффективных с точки зрения результативности расходования бюджетных средств конкурсов.

Начатая в 2011 г. в федеральных архивах программа энергосбережения и повышения энергетической эффективности предусматривает установку современных пластиковых окон и дверей, замену неэффективных источников света на энергосберегающие лампочки, модернизацию устаревших систем теплоснабжения и кондиционирования воздуха, переход от использования в котельных дорогостоящего дизельного топлива на газ, снижение температуры теплоносителя в системе отопления в нерабочее время. Её реализация позволила уже в 2012 г. сэкономить около 10 млн. руб. бюджетных средств, выделенных на эти цели. Это, на наш взгляд, неплохой результат, тем более что он достигнут при ежегодном росте тарифов на коммунальные услуги и политике Минфина по замораживанию выделения дополнительных средств на эти цели.

В результате проведенных в прошлом году Росархивом и подведомственными ему учреждениями почти 200-х конкурсных торгов получена экономия средств федерального бюджета в объеме около 41 млн. руб., которая была направлена на реализацию ряда дополнительных работ и мероприятий. Уже в этом году по итогам конкурса на оцифровку документов и описей для государственных архивов субъектов Российской Федерации на общую сумму 14 млн. рублей была получена 10 процентная экономия бюджетных средств, что позволило провести дополнительно аналогичную работу еще в одном регионе страны.

В этой связи считаю неправильным, что в некоторых архивах, пользуясь установленным законодателем правом бесконкурсного заключения госконтрактов на сумму до 400 тыс. рублей, стали забывать о рачительном расходовании средств. О конкурсных процедурах забывать не следует.

Будем надеяться, что вступающий в силу с января 2014 г. Федеральный закон № 44 «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд», содержащий положения, направленные на обеспечение максимальной прозрачности процессов закупки и усиление общественного контроля за ними, позволит добиться более весомых результатов при проведении закупочной деятельности.

Говоря о бюджетных расходах на содержание архивов, нельзя не сказать еще об одной возможности их существенного сокращения, но уже в государственном масштабе. Я имею ввиду оптимизацию состава и объемов хранящихся в государственных и муниципальных архивах документов по личному составу. На слайде 5 хорошо видно, что начиная с 2001 года прием документов по личному составу в государственные и муниципальные архивы превысил прием дел постоянного срока хранения, после чего ни разу не опускался ниже «постоянки», составляя в среднем около 3,0 млн. единиц хранения в год.

В результате, по данным паспортизации по состоянию на 1 января 2013 г. в российских архивах, без учета ведомственных, находится уже более 65 млн. таких дел. Из них примерно 17 млн. созданы после введения регистрации граждан в качестве застрахованных лиц. Естественно, бюджеты всех уровней несут на их содержание - хранение, учет, комплектование и использование - многомиллионные расходы.

Насколько они оправданы при переходе на персонифицированный учет, который после реформы пенсионного законодательства ведется Пенсионным фондом Российской Федерации? Очевидно, что когда сегодня расчет пенсии производится самим Пенсионным фондом по собственным электронным базам данных и документам его ведомственных архивов, необходимость хранить в других архивах дублетные бумажные документы о заработках граждан отсутствует. Разумеется, что за тот период времени, когда персонифицированного учета еще не было, лицевые счета нам все равно придется хранить.

Для решения вопроса Росархив подготовил соответствующий законопроект о внесении изменений в Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации», который, не без труда, но все же удалось согласовать с Минтрудом и ПФР России. В чем его суть? Поскольку в целях реализации Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном персонифицированном учете в системе обязательного пенсионного страхования» в ПФР России создана и ведется информационная база на каждого работающего гражданина, постоянно пополняющаяся сведениями о его трудовой деятельности, т.е. созданы все необходимые условия для назначения ему в будущем трудовой пенсии по старости, постольку, по нашему мнению, можно пойти на резкое сокращение срока хранения документов по личному составу, созданных после регистрации гражданина в качестве застрахованного лица. После увольнения работника для таких документов в организациях, независимо от форм собственности, предлагается установить 15-летний срок хранения, за исключением документов по личному составу работников, работавших на тяжелых работах, с вредными, опасными и иными особыми условиями их труда (срок хранения этих документов останется 75 лет). В организациях, выступающих в качестве источников комплектования государственных и муниципальных архивов, для документов по личному составу устанавливается также 15 летний срок хранения, с последующим проведением экспертизы ценности этих документов. Разумеется, при проведении такой экспертизы нужна определенная осторожность, чтобы, как говорится, вместе с водой не выплеснуть и ребенка. Но все же выгоды более чем очевидны, ведь помимо прямой экономии финансовых средств по нашим расчетам ежегодно в государственных и муниципальных архивах могут освобождаться примерно около 2 тыс. м 2 . площадей хранилищ, что позволит принимать на хранение до 900 тыс. дел постоянного срока хранения. Так что игра стоит свеч.

Коль речь зашла о правовых сюжетах, позвольте остановиться еще на двух важных моментах.

При регистрации всем вручили долгожданный проект новых Правил работы архивов организаций (т.е. ведомственных архивов). Конечно, проект - не идеал. При работе над ним мы исходили из необходимости упрощения ряда направлений работы ведомственных архивов, а также введения норм, связанных с появлением электронных документов. Поэтому нам очень бы хотелось получить от вас замечания и предложения по его совершенствованию с тем, чтобы в соответствии с законодательством оперативно можно было разместить проект этого нормативного правового акта в сети Интернет для общественной экспертизы.

Второе - судьба нашего законопроекта о наделении субъектов Российской Федерации полномочиями по хранению архивных документов территориальных органов федеральных органов исполнительной власти и федеральных организаций с соответствующим выделением субвенций из федерального бюджета. С сожалением, но вынужден честно констатировать, что время, когда такой закон можно было бы, как говорят, «протащить», упущено - это надо было делать в начале 2000-х годов, в так называемые «тучные» годы. Сегодня же, когда ожидается очередная волна мирового финансового кризиса, а отечественная экономика пробуксовывает, рассчитывать на его принятие нереально. К тому же Минфин, не справляясь с администрированием большого количества различных субсидий и субвенций из федерального бюджета бюджетам других уровней, принял решение о консолидации всех видов трансферов в единый для каждого региона «котел», в котором архивные деньги ввиду их малого количества безвозвратно растворятся. В этой ситуации борьба за продвижение законопроекта теряет смысл. Это горькая, но правда, которую, я надеюсь, вы поймете и примите. Мы будем искать другие варианты решения проблемы документов терорганов.

С учетом изложенного особую актуальность приобретает проблема привлечения средств из внебюджетных источников. С преобразованием большинства государственных архивов в казенные учреждения и зачислением зарабатываемых ими от платных работ и услуг средств в доход бюджетов стимул к такого рода деятельности у некоторых явно сократился. Однако не стоит забывать, что на федеральном уровне, а также в ряде субъектов вопрос о компенсации зарабатываемых архивами средств решен положительно. Так что веских причин для сокращения, и тем более прекращения практики оказания платных услуг не имеется. Кроме того, в силу объективных причин перед нами остро встает проблема сохранения за государственными архивами ведущих позиций на рынке архивных услуг.

В обстановке замедления экономического роста все большее число различных организаций, зачастую довольно далеких от архивного дела, стремятся отобрать для себя часть «рыночного пирога». С этим мы уже столкнулись в этом году при проведении закупок услуг по страховому копированию особо ценных кинодокументов и выполнению научно-исследовательских работ. В будущем ситуация может усугубиться в связи с тем, что в Бюджетном послании Президента на 2014-2016 годы ставится задача снятия барьеров и ограничений, препятствующих доступу негосударственных организаций к оказанию государственных (муниципальных) услуг, в том числе и привлечению их на конкурсной основе к выполнению государственных заданий. А это значит, что на рынке архивных услуг, на котором традиционно доминировали государственные архивы, могут появиться сильные игроки-конкуренты, победить которых можно будет только предложив потребителю более комплексные и качественные услуги.

В сложившихся условиях наряду с продолжением оказания традиционных архивных работ и услуг, а именно исполнением тематических запросов, копированием и упорядочением (причем, обращаю на это ваше особое внимание, - по регулярно индексируемым в зависимости от темпов инфляции ценам), необходима еще и их диверсификация за счет использования инновационных решений.

На наш взгляд, одним из таковых может стать проект создания общероссийского интернет-сайта генеалогического характера, доступ к информационным ресурсам которого должен осуществляться на платной (возмездной) основе. О чем идет речь? Недавно в рамках федеральной целевой программы Росархив начал сканирование ревизских сказок первых 3-х переписей населения и ландратских книг, хранящихся в РГАДА. В общем объеме это более 5 тыс. дел и около 5 миллионов листов (слайд 6 ). Как вы можете судить по слайду, работы идут быстрыми темпами, что дает основание надеяться на завершение процесса оцифровки уже к середине 2014 г. После этого планируется размещение оцифрованных образов в сети Интернет, но, как я уже сказал, не в свободном доступе, а за определенную плату, размер которой еще предстоит определить. Так, чтобы с одной стороны, при низкой в целом платежеспособности нашего населения это было для него не в тягость, а с другой - было заметной поддержкой архивам и бюджету.

Если к оцифрованным документам РГАДА присоединить оцифрованные материалы последующих ревизий и метрические книги из региональных государственных архивов (а такая работа, как мы знаем, довольно интенсивно на местах уже ведется), то мог бы получиться солидный электронный ресурс генеалогического характера, востребованный на информационном рынке. Перечисляемые потребителями при его использовании электронные платежи должны распределяться пропорционально количеству просмотренных образов документов того или иного архива. Реализация такого проекта с размещением его в глобальном информационном пространстве позволит, по нашему мнению, активизировать приток денежных средств от граждан, в том числе и от рассеянной по всему миру русской диаспоры.

Другой стороной проблемы повышения доходов является организация строгого и четкого администрирования получаемых от партнеров финансовых средств, с тем, чтобы они своевременно попадали на счета архивов, а не плутали в банковских потоках.

Таковы в общем основные направления повышения эффективности деятельности архивов, которые, разумеется, ими не исчерпываются и могут дополняться и конкретизироваться в каждом субъекте Российской Федерации с учетом местной специфики.

В заключение хотел бы сказать следующее. Хотя еще не все архивисты почувствовали улучшение своего материального положения, это ни в коем случае не дает нам право упустить реальный шанс поднять отечественное архивное дело на более высокий уровень. На это нас нацеливают Президент и Правительство. Это является насущной потребностью для общества. Это, в конце концов, та стратегическая цель, которую мы продекларировали в Концепции развития архивного дела на период до 2020 г. на прошлом заседании нашего Совета и достичь которой дело чести для нас, как руководителей архивного дела.

Утверждена Росархивом в 1995 г.

ВВЕДЕНИЕ

Настоящая концепция разработана в целях совершенствования работы в области информатизации государственных архивных учреждений в условиях продолжающейся реформы архивного дела в России, интенсивного внедрения прогрессивных информационных технологий во все отрасли народного хозяйства.

Концепция базируется на правовых актах, регулирующих архивное дело в России - "Основах законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах", "Положении об Архивном Фонде Российской Федерации", на положениях законодательных актов и нормативных документов, регулирующих процессы информатизации, к которым, в частности, относятся утвержденные Указами Президента Российской Федерации Закон Российской Федерации "Об информации, информатизации и защите информации", "Концепция правовой информатизации России", "Основы государственной политики в сфере информатизации", а также ряд других документов.

При разработке Концепции учитывались отраслевые научно-методические разработки, практический опыт отечественных архивных учреждений по работе с компьютерными технологиями, деятельность зарубежных архивов в сфере информатизации.

Концепция определяет главные цели, принципы и приоритеты работы архивов и органов управления архивным делом в области информатизации, а также основные направления их деятельности в этой сфере. Ее разработка вызвана необходимостью оптимизировать организацию работ по информатизации в архивных учреждениях всех уровней и интенсифицировать эти работы.

В разработке Концепции приняли участие специалисты Росархива, ВНИИДАД, РНИЦКД, ИПУ АН РФ.

1. ОСНОВНЫЕ ЦЕЛИ ИНФОРМАТИЗАЦИИ

Информатизация архивного дела имеет главной своей целью развитие рациональной системы формирования, обеспечения сохранности, всестороннего использования Архивного фонда России и защиту его информационных ресурсов.

Среди основных задач ГАС Российской Федерации важнейшей является обеспечение права граждан на информацию, предоставление им широкого доступа к информационным ресурсам, находящимся в государственных архивах и центрах хранения документации (ЦХД). В настоящее время их использование затруднено как из-за удаленности многих архивов, так и вследствие недостаточно высокого уровня научного описания архивных материалов и их тематической разработки. Создание информационно-поисковых баз данных (БД), электронных копий архивных документов с возможностью удаленного доступа через телекоммуникационные сети и системы позволят расширить доступ к архивной информации.

Внутриархивные БД учетного характера повысят точность сведений и оперативность информирования об объемах и состоянии архивных документов, послужат основой создания автоматизированных фондовых каталогов, различных указателей, списков учреждений-источников комплектования и т.п., в том числе межархивного и общеотраслевого уровня.

Создание комплекса БД по материально-техническому, кадровому и финансовому состоянию федеральных архивов и использование экспертных систем даст возможность повысить обоснованность и эффективность управления и планирования, контроля за реализацией принимаемых решений.

Создание автоматизированного научно-справочного аппарата, баз данных, содержащих электронные копии документов, развитие телекоммуникационных систем улучшит обеспечение пользователей архивной информацией, позволит более оперативно решать вопросы информационного обмена между архивными учреждениями, будет способствовать укреплению взаимодействия архивных учреждений с федеральными и региональными органами государственной власти.

Внедрение и активное использование автоматизированных архивных технологий должны сделать труд архивиста более продуктивным и содержательным, избавив его от выполнения многих рутинных операций. Применение современных информационных технологий позволит увеличить перечень платных услуг, повысить их эффективность.

Использование общероссийских и международных стандартов при автоматизации открывает российским архивам дорогу для интеграции в складывающееся общероссийское информационное пространство, для интенсификации международного сотрудничества.

2. СОСТОЯНИЕ ИНФОРМАТИЗАЦИИ АРХИВНОЙ ОТРАСЛИ

Работы по автоматизации средств поиска архивной информации начались в архивных учреждениях СССР в конце 70-х годов. Была разработана концепция, включившая в себя следующие положения: обоснованной является лишь компьютеризация поиска архивных документов, относящихся к выборочным тематическим комплексам, имеющим особо важное общественно-политическое и народнохозяйственное значение, а также документов, которые наиболее часто запрашиваются исследователями; ввод в систему сведений обо всех архивных документах является слишком дорогим и требует больших трудовых затрат; наиболее целесообразно создание межархивных баз данных. Было принято решение о поэтапном вводе в автоматизированную систему сведений о документах, хранящихся в государственных архивах СССР, на уровне фонда.

В соответствии с этой концепцией была разработана многофункциональная автоматизированная информационно-поисковая система для ряда тематических комплексов архивных документов, которая предназначалась для оперативного справочно-информационного обслуживания потребителей архивной информации, а также для подготовки автоматизированным способом архивных справочников.

В Автоматизированную систему научно технической информации (АСНТИ по документам ГАФ СССР), реализованную на ЕС ЭВМ, вошли около 70 тыс. описаний документов архивов на уровне фонда; базы данных четырех тематических комплексов на начало 1990 г. включали в себя 176 тыс. описаний архивных документов.

Ведение указанных БД позволило накопить значительные информационные массивы в электронном формате, большая часть которых в дальнейшем была переведена на ПЭВМ; к настоящему времени они включают в себя около 250 тыс. записей. Большое значение для дальнейших работ с этими БД имел опыт ведения тезаурусов, составленных из лексических единиц описываемых документов. Также оказался важным опыт классификации элементов тезаурусов, установления между ними отношений иерархии, ассоциации и синонимии.

Появление персональных компьютеров ознаменовало подлинную революцию в использовании ЭВМ и компьютерных технологий, принципиально изменило подходы к информатизации в архивном деле. Мощные, компактные и относительно дешевые компьютеры, снабженные современными программными средствами, предоставили возможность использовать автоматизированные технологии во многих видах работ, ведущихся в архивных учреждениях, осуществлять их более эффективно и с меньшими трудозатратами.

В настоящее время оснащенность государственных архивных учреждений компьютерной техникой неравномерна, ее нельзя признать удовлетворительной. В государственных архивах более половины машинного парка относится к устаревшим моделям (Роботрон, PC XT, PC AT/286).

Почти все архивы, располагающие компьютерами, начали создавать базы данных как тематические, обеспечивающие использование документов, так и по другим направлениям деятельности архивов. В целом по архивам России эти две категории представлены в неравных долях как по количеству БД, так и по их совокупному объему. По числу введенных записей лидирующее место занимают тематические БД - 88.7%, БД учетного характера составляют 10%, оставшиеся 1.3% содержат административно-управленческую информацию. За этими цифрами скрывается совершенно различное состояние по государственным архивам и центрам федерального уровня и архивным учреждениям субъектов Федерации.

Основной масса БД сосредоточена в архивах федерального уровня - 77.6%. По этой группе архивов учетные БД составляют 1.4%, и практически весь объем введенной информации приходится на тематические БД - 98.5%. Иная ситуация сложилась в регионах: объемы учетных и тематических БД примерно одинаковы - 40.0% и 54.3% соответственно. В автоматизированных информационных ресурсах (АИР) архивной отрасли тематические БД федеральных архивов и центров составляют 76.5%.

Приведенная статистика свидетельствует о том, что более раннее начало информатизации в федеральных архивах, их договорные связи с зарубежными партнерами позволили закупать (или получать) технику и обеспечивать частичное финансирование работ по созданию БД. В ближайшее время можно ожидать выравнивания ситуации, поскольку региональные архивы активно приобретают современную технику, пользуясь поддержкой местных администраций, принимают организационные и кадровые решения для интенсивной автоматизации архивных работ, некоторые из них установили договорные отношения с зарубежными партнерами.

Следует констатировать, что в течение ряда лет происходило во многом стихийное развитие информатизации государственных архивных учреждений, что было обусловлено прежде всего отсутствием методической и программной базы для координированного и целенаправленного регулирования процессов информатизации: типового программного обеспечения (ПО) по основным направлениям деятельности архивных учреждений, методических разработок по эффективному использованию компьютерных технологий в архивном деле, стандартов описаний архивных документов в электронном формате, единого по отрасли лингвистического обеспечения (ЛО) баз и банков данных. Поэтому создание перечисленных компонентов информатизации и их внедрение в практику отвечает интересам архивных учреждений Российской Федерации. Настоящая Концепция и разрабатываемая на основе ее положений Программа информатизации позволят перейти к планомерной и методически обоснованной работе по информатизации архивного дела России.

3. ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ И ПРИНЦИПЫ ИНФОРМАТИЗАЦИИ

Основные направления информатизации архивного дела вытекают из главных задач и функций учреждений ГАС России:

обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации (АФ РФ);

комплектование АФ РФ и экспертиза ценности документов;

научно-информационная деятельность архивов, использование и публикация документов АФ РФ;

организационно-методическое руководство и контроль за работой государственных и ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве учреждений.

Значительная регламентация и типизация деятельности архивов, хранящих документы на бумажной основе, создает предпосылки для широкого использования принципа типизации при разработке и внедрении автоматизированных информационных технологических процессов. Существующие особенности в работе архивов с документами на пленочных носителях могут потребовать создания для них специализированных программно-технических комплексов. Наряду с этим в настоящее время уже назрела необходимость выработки концептуальных подходов к организации и технологическим аспектам работы с документами на машиночитаемых носителях. Наиболее важным направлением использования современных информационных технологий в деятельности архивных учреждений является организация учета документов Архивного фонда РФ. С реализацией этого первоочередного направления тесно связано создание автоматизированного справочного аппарата, в котором используется информация, накапливаемая в процессе учета документов.

Второе направление информатизации ориентировано на автоматизированное выполнение работ, связанных с комплектованием АФ РФ. К нему относятся учет учреждений-источников комплектования, информационная поддержка определения состава документов, подлежащих хранению в госархивах.

Третье направление охватывает задачи использования и публикации документов: организацию поступления запросов на архивную информацию, совершенствование процессов поиска, выбора, предоставления и копирования документов, учет выдачи дел исследователям, составление и выдачу архивных справок, учет использования документов. Одним из результатов решения задачи учета использования является обоснование состава страхового фонда и фонда пользования, что в свою очередь относится к задачам, решаемым в рамках направления обеспечения сохранности документов.

Четвертое направление - применение средств автоматизации для проведения научно-исследовательских и методических работ в государственных архивах. Этому способствует использование высокоэффективных общесистемных и прикладных программ, в том числе - текстовых и табличных процессоров, издательских систем, систем управления базами данных, гипертекстовых и мультимедийных технологий, которые позволяют создавать базы данных, содержащие копии документов, сборники архивных документов, справочно-информационные издания.

Пятым направлением информатизации является автоматизация организационно- управленческих функций архивных учреждений. Автоматизированные технологии служат инструментом информационного обеспечения руководства госархивами, анализа их деятельности, состояния архивного дела в регионах. Использование средств ЭВТ и специализированного ПО способствует сокращению трудоемкости и повышению эффективности работ, связанных с управлением архивом. Отдельные задачи имеют локальный характер (управление кадрами, бухгалтерский учет и др.), другие ("Паспорт архива" и т.п.) - реализуются в увязке с задачами, выполняемыми в рамках иных направлений.

Перечисленные направления информатизации тесно связаны по составу исходной информации и решаемым задачам. Поэтому их реализация должна осуществляться в определенной последовательности, обеспечивающей минимизацию затрат ресурсов при получении наибольшего эффекта.

Информатизация архивного дела РФ базируется на следующих основных принципах:

преемственность по отношению к традиционно сложившейся системе государственного учета и НСА к документам АФ РФ, контроля за обеспечением сохранности и учета использования документов;

преемственность в развитии автоматизированных архивных технологий: каждая последующая версия технологии определенного типа позволяет использовать информационные ресурсы, накопленные в рамках предыдущей версии;

системность в реализации технологических и информационных решений как одного архивного учреждения, так и группы архивных учреждений: ААТ представляют собой программно-технический комплекс, обеспечивающий рациональное функционирование связанных баз данных;

внутриотраслевая унификация методов описания, представления, передачи и обработки данных в электронной форме в рамках основных направлений деятельности архивных учреждений;

сопряженность с информационными системами учреждений-источников комплектования и учреждений, являющихся постоянными потребителями архивной информации, с внеотраслевыми системами передачи данных.

4. ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ПО ОСНОВНЫМ ВИДАМ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АРХИВНЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ

В условиях широкого внедрения автоматизированных технологий и систем в практику работы архивных учреждений определяющее значение приобретает типизация методов и проектных решений при разработке их технического, алгоритмического, программного, информационного и организационного обеспечения. При разработке таких систем с использованием типовых модулей уменьшаются общие затраты, время разработки и внедрения, увеличивается надежность программного обеспечения за счет многократной его проверки, облегчается обучение и повышение квалификации пользователей. Применение типовых архивных технологий обеспечивает совместимость БД, созданных различными архивными учреждениями, возможность объединения их в единую архивную информационную сеть с горизонтальными связями между архивными учреждениями одного уровня и вертикальными связями между архивными учреждениями разных уровней.

Создание региональных автоматизированных фондовых каталогов, централизованных архивных баз данных, таких как Центральный фондовый каталог, Государственного реестра культурного наследия России (в части уникальных документов АФ РФ), БД по зарубежной архивной Россике, БД по архивной библиографии и др. невозможно без внедрения типовых архивных технологий. Типовые технологии позволят пользователю с одинаковой легкостью работать в различных архивах, не затрачивая времени на переобучение.

Использование типовых технологий обеспечит оперативный и надежный обмен информацией между госархивами и органами управления архивным делом, что важно для принятия своевременных и обоснованных управленческих решений. Типовые технологические решения, совместимые с развивающимися региональными и федеральными информационными системами, позволят быстро и качественно удовлетворять запросы органов законодательной и исполнительной власти.

Единые технологические принципы, учитывающие международные стандарты, предоставят возможность для активного и полноправного участия российских архивов в международных архивно-библиотечных системах и сетях.

Информационная поддержка основных видов деятельности государственных архивов и центров документации осуществляется путем создания типового ПО, его внедрения, практического использования комплекса взаимосвязанных БД. В оптимальном варианте эти БД функционируют в локальной вычислительной сети (ЛВС) архивного учреждения как комплекс локальных или распределенных баз данных. Ядром этого комплекса является БД, содержащая сведения (на уровне фонда и описи) учетного характера, по сохранности архивных материалов, о составе и содержании документов. Эта ключевая БД может быть практически реализована в виде локальной или распределенной базы данных (с горизонтальным или вертикальным распределением массивов) в зависимости от объема документов архива, видов технического оснащения, расположения хранилищ.

К типовому ПО для госархивов и центров хранения документации относится программное обеспечение для БД по работе с учреждениями-источниками комплектования, по учету архивных документов и контролю за их сохранностью, по учету использования документов архива; для органов управления архивным делом - ПО для баз данных "Фондовый каталог", "Паспорт архива". Все перечисленные БД связаны с ключевой базой данных либо непосредственно в процессе их функционирования, либо по характеру и форматам общей для БД информации.

Оптимальным вариантом для обеспечения единой политики в области информатизации в общеотраслевом масштабе является разработка и тиражирование по всем архивам одного и того же ПО для каждого из указанных видов БД. Для реализации этого подхода в настоящее время нет принципиальных препятствий. Проведенный анализ материалов анкетирования архивных учреждений, изучение структур существующих БД показал, что БД сходной направленности имеют в своей основе сходные наборы показателей при одинаковой их трактовке. Перевод накопленной информации в новые БД является вопросом технически несложным.

Архивы, начинающие информатизацию с работы в принятом для отрасли типовом программном обеспечении, автоматически используют стандартизированные наборы показателей и форматы данных.

Состав типового ПО определяется существующими нормативно-методическими документами, регулирующими деятельность архивных учреждений, характером сложившихся внутриотраслевых информационных потоков. Вместе с тем он может быть расширен на основе практики работы с архивными документами.

Архивное учреждение, принявшее решение о разработке собственного программного обеспечения вместо использования типового, включает в структуру информационных файлов стандартизованный перечень полей и предусматривает процедуры их преобразования в принятый по отрасли формат для обеспечения возможности их передачи в другие БД. Однако этот путь является менее рациональным с точки зрения материальных и интеллектуальных затрат.

Ближайшие перспективы информатизации диктуют не только необходимость создания типового ПО для госархивов, но и взаимосвязанных комплексов типового ПО для архивных учреждений разного уровня в цепочках "госархив - орган управления архивным делом субъекта Федерации - Росархив", "федеральный архив - Росархив".

5. ЛИНГВИСТИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ

Лингвистическое обеспечение баз данных включает в себя разнообразные языковые средства представления данных (классификаторы, словари, тезаурусы) и лингвистические процессоры, обеспечивающие обработку текстов. Наибольшее значение в настоящее время для информатизации архивного дела имеют классификаторы.

Для адекватного и стандартизованного описания и результативного автоматизированного поиска архивной информации необходимо применение классификаторов, единых по архивной отрасли. Эффективное использование документов на машинных носителях (ДМН) возможно лишь в случае совпадения лингвистического обеспечения архивных и внеотраслевых БД. Архивная отрасль оказывается связанной с общим состоянием процесса стандартизации лингвистических средств в стране.

В настоящее время, как свидетельствуют материалы Национального доклада "Автоматизированные информационные ресурсы России. Состояние и тенденции развития" (1995), интенсивное создание баз данных в различных отраслях породило большое число локальных языковых средств, которые слабо стыкуются между собой и не учитывают международные стандарты в соответствующих областях. Деятельность по созданию и ведению общероссийских классификаторов, систем кодирования, нормативных словарей практически не ведется. Слабо связаны между собой разработки в области тезаурусов, специальных словарей и классификаций. Существующий разнобой в классификаторах значительно осложнит описание и использование ДМН после их передачи на государственное хранение.

Проблема создания лингвистического обеспечения для архивной отрасли существует и в отношении модификации единых схем классификации документной информации, различных тезаурусов и нормативных словарей, причем особенно остро - в связи с созданием совместимых БД госархивов и центров хранения документации.

Создание и ведение общероссийских схем классификации является проблемой национального масштаба и требует решения в рамках специальных государственных программ. Специалистам отрасли предстоит провести исследования в области языковых средств, используемых в архивной отрасли, принять участие в работах по созданию классификаторов, тезаурусов, нормативных словарей документной информации.

Необходимо централизованное ведение (подготовка, постоянное пополнение, уточнение и периодическая рассылка в архивные учреждения для замены устаревших вариантов) общеотраслевых автоматизированных схем классификации, нормативных словарей названий учреждений и организаций, географических названий и т.п. В последнем случае оптимальным вариантом является создание базы данных по административно-территориальным преобразованиям в России и СССР, которая при огромном самостоятельном значении для научной и практической архивной работы, могла бы служить также лингвистическим обеспечением для автоматизированного справочного аппарата.

6. АРХИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ НА НЕТРАДИЦИОННЫХ НОСИТЕЛЯХ

К настоящему времени в учреждениях и организациях накоплен значительный массив документов на магнитных носителях, подлежащих приему на государственное хранение. Эти массивы представляют собой числовые и текстовые банки и базы данных, проектно-конструкторскую документацию, тексты компьютерных программ и т.п. Следует констатировать, что архивная отрасль не готова к работе с ДМН в силу большой сложности проблем, в том числе и финансового характера, решение которых необходимо для обеспечения приема, хранения и использования таких материалов.

Основным фактором, определяющим специфику указанных документов и порождающим трудности в их использовании, является то обстоятельство, что ДМН, в отличие от документов на традиционных носителях, неразрывно связаны с программным обеспечением (при более общем подходе - с информационной технологией), в рамках которого они создавались и трансформировались. Информационные технологии подвержены стремительному, а иногда - и революционному изменению. Крупнейшие производители ПО стараются обеспечить в своих новых продуктах преемственность по отношению к ранним версиям и возможность конвертации данных из одного формата в другой, однако это не решает проблем в отношении материалов многолетней давности, баз данных со связанными файлами, организации процедур переиндексации и т.п. Необходимо также учитывать, что значительный объем НТД на магнитных лентах создавался с помощью уникальных систем автоматизированного проектирования (САПР), работавших в устаревших операционных системах.

Динамичное развитие и смена поколений компьютерной техники привели к тому, что сегодня уже практически невозможно прочесть некоторое материалы, созданные 5-10 лет назад, если они не были своевременно переведены на современные носители в форматно независимом виде. Специфика ДМН, взаимозависимость и сложность указанных проблем выдвигают необходимость разработки и осуществления специальной программы, предусматривающей проведение научных исследований, создание нормативно-методической базы по работе с ДМН, организации специализированных архивных учреждений или подразделений, укомплектованных квалифицированным персоналом, создание адекватной технической и программной базы.

Необходимо провести обследование создаваемых ДМН, не имеющих копий или аналогов на традиционных носителях, определить используемое программное обеспечение, применявшиеся форматы представления данных, лингвистическое обеспечение. Следующим этапом должно стать определение номенклатуры ДМН, принимаемых на государственное хранение, критериев и порядка проведения экспертизы ценности документов. Следует найти принципиальные подходы к решению этих вопросов, поскольку решение по аналогии с документами на традиционных носителях повлечет за собой комплектование множеством разнородных материалов с неопределенной перспективой их использования. Предварительный анализ показывает, что в этом случае предстоит значительная работа по созданию специфического справочного аппарата к полученным материалам, включающего описание ПО, информационного массива, лингвистического обеспечения, документов вспомогательного характера. Обеспечение сохранности в этом случае сведется в основном к периодическому копированию всей информации, записанной на единичном носителе, проблему же чтения информации пользователь должен решать самостоятельно.

Другой подход предусматривает намного более активную роль архивистов в организации приема на государственное хранение и использования документов. Осуществляется прием на хранение достаточно ограниченного круга больших массивов машиночитаемой информации простой структуры, имеющих очевидную социально-экономическую значимость - первичных данных демографических переписей, социологических обследований и т.п. Принимаемые материалы, созданные в рамках любого ПО, переводятся силами самих архивистов в определенный формат, единый для всех ДМН такого рода. По запросу пользователю передается копия материалов на магнитном носителе в формате, принятом в архиве для этих материалов, или предварительно архивисты проводят конвертирование информации (на договорных условиях) в формат, удобный для пользователя. Накопленный зарубежный опыт показывает, что второй подход, в отличие от первого, обеспечивает активное использование ДМН, облегчает доступ к архивным материалам, открывает широкие возможности их передачи по телекоммуникационным сетям или распространения на оптических дисках. Доступность материалов такого типа может быть расширена за счет исключения из передаваемых пользователю данных, идентифицирующих респондента - в этом случае сведения не подпадают под законодательство о тайне личной жизни. Наконец, третий подход в более отдаленной перспективе может быть реализован с помощью создания и повсеместного внедрения унифицированных информационных технологий в ДОУ и т.д., которые применялись бы учреждениях-источниках комплектования, а также в читальных залах архивов.

Указанные подходы существенно различаются по критериям отбора документов на госхранение, порядком комплектования, организацией и процедурами обеспечения сохранности и использования, и соответственно, необходимыми финансовыми затратами, обеспеченностью техникой и программными средствами, требованиями к специализации и квалификации персонала. Весьма перспективным и активно развивающимся направлением информационной индустрии является в настоящее время создание гипертекстовых систем. С появлением технологий мультимедиа и включением аудио- и видеоматериалов в гипертекстовые системы можно говорить о системах, содержащих гипермедиа (или гиперзаписи), т.е. интегрирующих в одной системе документы, содержащие текстовую, графическую, звуковую и визуальную информацию. Освоение принципов и технологии создания гипертекстовых систем специалистами архивной отрасли полезно в двух аспектах. Во-первых, необходима разработка с участием архивистов методических рекомендаций (приближающихся к стандарту) по созданию систем навигации (точнее, той части систем, которая является метабазой) для того, чтобы при передаче гипертекстовых систем на государственное хранение данные метабазы могли быть включены в состав справочного аппарата архива.

Создание и тиражирование гипертекстовых систем найдет применение в деятельности ОЦНТИ, в сфере архивных научных исследований, в работе органов управления архивным делом с нормативно-методическими документами.

Существующий разнобой в ведомственных правилах создания, накопления и представления информации неизбежно отразится на проблемах комплектования архивов ДМН, способах их описания, хранения и использования. Фактически государственные архивы являются той узловой точкой, в которую должны прийти все разнотипные и разноплановые ДМН и где проблемы совместимости и стандартизации предстанут в самом концентрированном виде.

Анализ научных и экспериментальных исследований за рубежом показывает, что в области информационных технологий все более отчетливой становится перспектива перехода к цифровым методам создания фонда пользования и страхового фонда, при одновременном расширении доступа к архивным материалам по теле-коммуникационным системам. В качестве носителя оцифрованной информации выступают оптические диски (ОД), на современном этапе являются наиболее емким и сравнительно дешевым средством хранения информации, долговечным и удобным в использовании.

Оцифрование архивных документов дает возможность качественно изменить систему работы пользователей, то есть практически совместить их работу с НСА и архивными документами. Получающий все большее распространение автоматизированный многоаспектный тематический поиск позволяет идентифицировать нужный документ, который можно просмотреть на экране и или получить копию его факсимильного изображения на бумаге или в виде файла. Вариант с получением электронной копии документа надежен также при доступе с удаленного терминала с помощью телекоммуникационных сетей.

Использование ОД и технологий мультимедиа открывает новые перспективы в публикаторской деятельности архивов: становится возможным в одном издании соединить текстовые, графические, фото-, фоно- и видеодокументы.

Ориентация на использование методов оцифрования в архивном деле получает подкрепление в виде ряда объективных факторов, общих для современного уровня технологического развития, и специфичных для ситуации в стране: совершенствование и одновременное снижение стоимости компьютерной техники и носителей, развитие программного обеспечения, развертывание компьютерных сетей происходит одновременно с повышением стоимости материалов для создания СФ и фонда пользования традиционными методами.

Необходимо проведение комплекса экспериментальных работ по внедрению технологий оцифрования и хранения на оптических дисках архивных документов, в т.ч. разработка требований к выбору номенклатуры архивных документов различных типов, подлежащих оцифрованию, выбор или разработка оптимальной системы автоматизированного поиска изображений на оптическом диске, разработка технологических инструкций по экспериментальному оцифрованию архивных документов различных типов, выбор и адаптация программ распознавания текста. Одним из результатов этой работы может явиться дополнение Правил научной публикации исторических источников разделом, регулирующим подготовку к изданию архивных материалов в электронной (оцифрованной) форме.

7. МЕЖДУНАРОДНОЕ СОТРУДНИЧЕСТВО

Международное сотрудничество в сфере информатизации архивного дела призвано способствовать внедрению прогрессивных информационных технологий в архивную практику, развитию связей с зарубежными архивистами и пользователями, укреплению материальных ресурсов информатизации.

Сотрудничество со странами ближнего и дальнего зарубежья включает в себя:

налаживание деловых связей, организацию обмена материалами по проблемам информатизации архивного дела, обмен специалистами с целью ознакомления с опытом работы по информатизации;

тесное взаимодействие с архивными и научными организациями, проводящими исследования в области новых информационных технологий, технологических аспектов доступа к архивным материалам, участие в международных научных семинарах и симпозиумах;

установление деловых контактов с крупнейшими организациями, осуществляющими накопление, хранение и широкое использование ДМН;

сотрудничество со странами ближнего зарубежья в разработке общих стандартов описания архивной информации;

реализацию совместных проектов по применению современных информационных технологий в российских архивах.

В информатизации архивного дела исключительно важная роль принадлежит широкомасштабным экспериментам, которые дают материал для совершенствования разработанных технологий, а также закладывают основу для принятия принципиальных решений по новым направлениям информатизации.

Экспериментальные исследования сопряжены с большими финансовыми вложениями и трудозатратами без гарантии их высокой отдачи. Поэтому целесообразно подходить ко всем совместным международным проектам, в которых используются автоматизированные технологии, как к полигонам для апробации новых технологических решений в рамках российской архивной системы и на российском материале. Такой подход предполагает самое активное участие российской стороны в планировании не только содержательных, но и технологических аспектов проекта: выбор решений, обеспечивающих совместимость создаваемых автоматизированных информационных ресурсов и их описаний (метабаз) с ранее созданными и разрабатываемыми ААТ; анализ информационных, технических, программных, экономических результатов; подготовка для отечественных архивистов полного аналитического обзора хода и итогов проведенной работы; выработка рекомендаций по предмету проекта; в отдельных случаях, если это целесообразно и не запрещено договором по проекту - внедрение технологических решений в практику работы архивных учреждений.

Вместе с тем необходим критический и взвешенный подход к изучению зарубежного опыта информатизации архивного дела. Во-первых, в путях и методах информатизации в каждой стране присутствует влияние традиционной национальной системы комплектования, обеспечения сохранности, описания и использования архивных материалов. Во-вторых, наиболее крупные и известные сейчас базы и банки данных проектировались для программных и технических средств, которые к настоящему времени в определенной мере устарели. Произведенные ранее значительные затраты на ПО и оборудование, накопление информационного массива в старых форматах создают инерционность в использовании информационных технологий, препятствуют своевременному внедрению новейших достижений в этой области. Необходимо принимать во внимание, что выбор программного обеспечения, создание информационных технологий, принятие тех или иных стандартов определяются не только их эффективностью, но накопленными АИР, маркетинговой деятельностью фирм-производителей ПО и компьютерной техники, самодовлеющим стремлением к национальным приоритетам.

Важной частью международного сотрудничества в сфере информатизации является взаимодействие с архивными учреждениями бывших советских республик. Предпосылкой эффективного сотрудничества служат общие основы организации архивного дела и работы с архивными документами. Использование в России и странах ближнего зарубежья одних и тех же или совместимых ААТ, общих стандартов будет способствовать интенсивному информационному обмену и взаимному пополнению АИР, более полному удовлетворению потребностей органов государственной власти, граждан в архивной информации, развитию и совершенствованию связей между архивными службами. Сотрудничество со странами ближнего зарубежья может осуществляться в рамках двусторонних или многосторонних соглашений, включающих в себя вопросы предоставления и использования ААТ; организации взаимного обмена архивной информацией в электронной форме; стандартизации представления информации, коммуникативных форматов и протоколов передачи данных; ведения многоязычного лингвистического обеспечения БД; ведения и использования в режиме удаленного доступа централизованных баз и банков данных.

8. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТ ПО ИНФОРМАТИЗАЦИИ

Осуществление информатизации архивной отрасли требует проведения комплекса мероприятий, направленных на организационную, научную, методическую, кадровую, материальную поддержку проводимых работ. Конкретное содержание каждого из направлений, этапы их реализации составят отраслевую Программу информатизации.

Для оптимизации работ по информатизации важно, чтобы каждый госархив и центр документации, органы управления архивным делом разработали обоснованную и реалистичную программу информатизации, то есть целостный и всесторонний план мероприятий, определяющий порядок и основные виды работ, проводимых архивными учреждениями, привлеченными сторонними организациями и специалистами. Программа должна согласовываться с общеотраслевыми проектами, а также с федеральными и региональными программами в сфере информатизации с целью обеспечения возможности вхождения в общее информационное пространство. В программе следует предусмотреть рациональное использование материальных и кадровых ресурсов: использование типового программного обеспечения, реализацию специальных проектов совместно с другими архивными и внеотраслевыми учреждениями и т.п. Полезно продолжить согласование научно-исследовательских работ в сфере информатизации с федеральной программой "Информатизация России".

Практика информатизации архивных учреждений показывает исключительную важность планирования и регулярного проведения на общеотраслевом и региональном уровнях семинаров сотрудников госархивов по овладению навыками работы с современным программным обеспечением, по вопросам проектирования БД, совещаний руководящих работников по вопросам организации работ по информатизации. Имеется потребность в организации учебно-методического центра, на базе которого проводились бы курсы по повышению квалификации, включающие в себя практические занятия, консультирование по внедрению и эксплуатации автоматизированных архивных технологий.

Крайне необходимо проведение мероприятий по согласованию стандартов описания и организации информационных массивов по всей цепочке движения документа с момента его создания: делопроизводство учреждения - архив учреждения - ведомственный архив - государственный архив. В рамках автоматизации работы с учреждениями-источниками комплектования следует провести разработку единых технологий, обеспечивающих совместимость информационно-технологических решений, используемых в ведомственных и государственных архивах. Созданные в учреждениях материалы учетного характера должны стать органической частью баз данных по учету в государственных архивах без повторного ручного ввода сведений и существенной переработки данных в автоматизированном режиме. Указанный подход необходимо закрепить в специальных разделах договоров с учреждениями-источниками комплектования.

Следует повысить роль и активность базовых центров по информатизации, координированность их деятельности, превратить их в проводников прогрессивных информационных технологий в субъектах Федерации. Важно ввести в практику целенаправленные публикации в архивной периодике статей и обзоров по указанной проблематике, аналитических материалов, освещающих опыт автоматизации в отечественных и зарубежных архивных учреждениях. Полезна организация в телекоммуникационных сетях телеконференций по проблемам информатизации архивов.

По мере накопления архивных автоматизированных информационных ресурсов любого рода, расширения круга пользователе БД все более актуальными становятся проблемы защиты АИР от насанкционированного доступа, хищения и преднамеренного или неумышленного искажения. В настоящее время на повестке дня стоит организация ведения централизованных баз данных, и прежде всего - Центрального фондового каталога (ЦФК).Переведенный в автоматизированный режим ЦФК сможет выполнять как функции учетного характера, так и архивного справочника. Его сведения могут быть использованы при анализе состава АФ РФ, реализации планов использования, в работах по зарубежной архивной Россике, при воссоздания архивов, материалы которых были утрачены, для активного архивного сотрудничества со странами ближнего зарубежья.

Важнейшей мерой, направленной на повышение эффективности и интенсивности информатизации, является разработка нормативно-методической базы применения компьютерных технологий и включение ее в Основные правила работы государственных архивов.

***

На начальном этапе информатизации система информационных технологий неизбежно в значительной степени копирует сложившуюся традиционную "бумажную" технологию работы с документами, дублирует устоявшуюся схему внутри- и межотраслевых информационных потоков. По мере увеличения автоматизированных информационных ресурсов, их вовлечения в активный оборот, "врастания" в архивную практику информационных технологий столь же неизбежна трансформация структуры и интенсивности информационных потоков, форм, методов и показателей архивной деятельности, видов работы пользователей. Эти факторы, а также прогресс в развитии компьютерной техники и технологии определяют необходимость постоянной и высоко-эффективной работы по информатизации архивного дела России.

Информатизация архивного дела имеет главной своей целью развитие рациональной системы формирования, обеспечения сохранности, всестороннего использования Архивного фонда России и защиту его информационных ресурсов.

Среди основных задач ГАС Российской Федерации важнейшей является обеспечение права граждан на информацию, предоставление им широкого доступа к информационным ресурсам, находящимся в государственных архивах и центрах хранения документации (ЦХД). В настоящее время их использование затруднено как из-за удаленности многих архивов, так и вследствие недостаточно высокого уровня научного описания архивных материалов и их тематической разработки. Создание информационно-поисковых баз данных (БД), электронных копий архивных документов с возможностью удаленного доступа через телекоммуникационные сети и системы позволят расширить доступ к архивной информации.

Внутриархивные БД учетного характера повышают точность сведений и оперативность информирования об объемах и состоянии архивных документов, служат основой создания автоматизированных фондовых каталогов, различных указателей, списков учреждений-источников комплектования и т.п., в том числе межархивного и общеотраслевого уровня.

Создание комплекса БД по материально-техническому, кадровому и финансовому состоянию федеральных архивов и использование экспертных систем дает возможность повысить обоснованность и эффективность управления и планирования, контроля за реализацией принимаемых решений.

Создание автоматизированного научно-справочного аппарата, баз данных, содержащих электронные копии документов, развитие телекоммуникационных систем улучшит обеспечение пользователей архивной информацией, позволяет более оперативно решать вопросы информационного обмена между архивными учреждениями, способствовует укреплению взаимодействия архивных учреждений с федеральными и региональными органами государственной власти.

Работы по автоматизации средств поиска архивной информации начались в архивных учреждениях СССР в конце 70-х годов. Была разработана концепция, включившая в себя следующие положения: обоснованной является лишь компьютеризация поиска архивных документов, относящихся к выборочным тематическим комплексам, имеющим особо важное общественно-политическое и народнохозяйственное значение, а также документов, которые наиболее часто запрашиваются исследователями; ввод в систему сведений обо всех архивных документах является слишком дорогим и требует больших трудовых затрат; наиболее целесообразно создание межархивных баз данных. Было принято решение о поэтапном вводе в автоматизированную систему сведений о документах, хранящихся в государственных архивах СССР, на уровне фонда.

В соответствии с этой концепцией была разработана многофункциональная автоматизированная информационно-поисковая система для ряда тематических комплексов архивных документов, которая предназначалась для оперативного справочно-информационного обслуживания потребителей архивной информации, а также для подготовки автоматизированным способом архивных справочников.

В Автоматизированную систему научно технической информации (АСНТИ по документам ГАФ СССР), реализованную на ЕС ЭВМ, вошли около 70 тыс. описаний документов архивов на уровне фонда; базы данных четырех тематических комплексов на начало 1990 г. включали в себя 176 тыс. описаний архивных документов.

Ведение указанных БД позволило накопить значительные информационные массивы в электронном формате, большая часть которых в дальнейшем была переведена на ПЭВМ; к настоящему времени они включают в себя около 250 тыс. записей.

Основные направления информатизации архивного дела вытекают из главных задач и функций учреждений ГАС России:

• · обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации (АФ РФ);
• · комплектование АФ РФ и экспертиза ценности документов;
• · научно-информационная деятельность архивов, использование и публикация документов АФ РФ;
• · организационно-методическое руководство и контроль за работой государственных и ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве учреждений.

Значительная регламентация и типизация деятельности архивов, хранящих документы на бумажной основе, создает предпосылки для широкого использования принципа типизации при разработке и внедрении автоматизированных информационных технологических процессов. Существующие особенности в работе архивов с документами на пленочных носителях могут потребовать создания для них специализированных программно-технических комплексов. Наряду с этим в настоящее время уже назрела необходимость выработки концептуальных подходов к организации и технологическим аспектам работы с документами на машиночитаемых носителях. Наиболее важным направлением использования современных информационных технологий в деятельности архивных учреждений является организация учета документов Архивного фонда РФ. С реализацией этого первоочередного направления тесно связано создание автоматизированного справочного аппарата, в котором используется информация, накапливаемая в процессе учета документов.

Второе направление информатизации ориентировано на автоматизированное выполнение работ, связанных с комплектованием АФ РФ. К нему относятся учет учреждений-источников комплектования, информационная поддержка определения состава документов, подлежащих хранению в госархивах.

Третье направление охватывает задачи использования и публикации документов: организацию поступления запросов на архивную информацию, совершенствование процессов поиска, выбора, предоставления и копирования документов, учет выдачи дел исследователям, составление и выдачу архивных справок, учет использования документов. Одним из результатов решения задачи учета использования является обоснование состава страхового фонда и фонда пользования, что в свою очередь относится к задачам, решаемым в рамках направления обеспечения сохранности документов.

Четвертое направление - применение средств автоматизации для проведения научно-исследовательских и методических работ в государственных архивах. Этому способствует использование высокоэффективных общесистемных и прикладных программ, в том числе - текстовых и табличных процессоров, издательских систем, систем управления базами данных, гипертекстовых и мультимедийных технологий, которые позволяют создавать базы данных, содержащие копии документов, сборники архивных документов, справочно-информационные издания.

Пятым направлением информатизации является автоматизация организационно- управленческих функций архивных учреждений. Автоматизированные технологии служат инструментом информационного обеспечения руководства госархивами, анализа их деятельности, состояния архивного дела в регионах. Использование средств ЭВТ и специализированного ПО способствует сокращению трудоемкости и повышению эффективности работ, связанных с управлением архивом. Отдельные задачи имеют локальный характер (управление кадрами, бухгалтерский учет и др.), другие ("Паспорт архива" и т.п.) - реализуются в увязке с задачами, выполняемыми в рамках иных направлений.

Информатизация архивного дела РФ базируется на следующих основных принципах:

• · преемственность по отношению к традиционно сложившейся системе государственного учета и НСА к документам АФ РФ, контроля за обеспечением сохранности и учета использования документов;
• · преемственность в развитии автоматизированных архивных технологий: каждая последующая версия технологии определенного типа позволяет использовать информационные ресурсы, накопленные в рамках предыдущей версии;
• · системность в реализации технологических и информационных решений как одного архивного учреждения, так и группы архивных учреждений: ААТ представляют собой программно-технический комплекс, обеспечивающий рациональное функционирование связанных баз данных;
• · внутриотраслевая унификация методов описания, представления, передачи и обработки данных в электронной форме в рамках основных направлений деятельности архивных учреждений;
• · сопряженность с информационными системами учреждений-источников комплектования и учреждений, являющихся постоянными потребителями архивной информации, с внеотраслевыми системами передачи данных.

Характеризуя деятельность архивной службы за 2013 год, следует отметить в числе особенностей отчетного периода формирование современной информационной инфраструктуры, позволяющей совершенствовать работу архивов на основе широкого внедрения новейших технологий и принципиально новых подходов к решению актуальных задач.

Для расширения доступа к архивным документам в рамках создания электронного архива переведено в электронную форму около 8 тыс. единиц хранения, оцифрованы описи практически на 500 тыс. единиц хранения, в электронные описи внесено более 232 тыс. дел. В базу данных «Архивный фонд» введена информация обо всех фондах, хранящихся в государственных и муниципальных архивах.

Данная работа имеет важное значение в условиях роста посещаемости архивных сайтов и резкого увеличения количества обращений, поступающих по современным каналам связи: в сравнении с 2012 годом их количество увеличилось в 4 раза. При этом сохраняется устойчивая тенденция поступления большого количества обращений в архив.

Об особой социальной роли и значимости архивов свидетельствует то, что практически 90% обращений в архивы составляют запросы о предоставлении сведений для подтверждения пенсионных и имущественных прав граждан. Поэтому очень важно сокращение в отчетный период сроков рассмотрения запросов до 17 дней и увеличение количества положительных ответов на социально-правовые запросы до 92,7%. По итогам мониторинга общественного мнения удовлетворенность граждан составляет 100%, что отвечает задачам, определенным в Стратегии развития архивного дела.

Значительный резонанс имела выставочная деятельность, давшая возможность ознакомить общественность с неизвестными ранее архивными документами.

Удовлетворенность населения предоставляемой архивной информацией во многом зависит от качества комплектования и обеспечения сохранности документальных фондов. В связи с этим в целях предотвращения утраты документов в организациях активизирована работа по их подготовке к передаче на хранение в архивы. В отчетный период упорядочены и экспертно-проверочной комиссией комитета утверждены описи более чем на 21,7 тыс. дел управленческой документации. Вместе с тем, анализ свидетельствует о сохранении тенденции превышения объемов приема документов по личному составу над управленческой документацией.

Комплексный характер носили реализованные в 2013 году мероприятия в области обеспечения сохранности документов. Главным образом они были направлены на укрепление и развитие материально-технической базы архивов, улучшение условий хранения документальных фондов.

Задачам совершенствования хранения документов была подчинена и модернизация технологического оборудования.

Несмотря на отмеченные недостатки, итоги деятельности архивной службы в целом свидетельствуют о высоком профессиональном, информационном, кадровом потенциале архивов и эффективном выполнении задач, определенных Стратегией развития архивного дела.

В связи с этим эффективность работы архива по итогам 2013 года определялась с учетом рейтинговых оценок по выполнению таких ведущих показателей как:

предоставление архивной информации пользователям;

упорядочение и прием документов на хранение в архивы;

ведение базы данных «Архивный фонд»;

выполнение объемов работ по оцифровке архивных документов;

наличие нарушений нормативных требований;

качество подготовки документов и вопросов для рассмотрения коллегиальными органами.

Одним из основных мероприятий следует назвать применение системы «Ведомственный архив организации».

Типовое прикладное решение «Ведомственный архив организации» предназначено для автоматизации бизнес-процессов деятельности архивной службы и ответственных делопроизводителей подразделений организации в соответствии с правилами делопроизводства и архивного дела.

Общая функциональная структура «Ведомственного архива организации» показана на рис. 1 и описана в табл. 1.

Таблица 1. Функциональное описание системы «Ведомственный архив организации»

Рис.1.

На основе компонентов типового прикладного решения осуществляется адаптация (путем функционально-технологической настройки компонентов), то есть поддержка специфики конкретного предприятия. Учитываются особенности работы архива, подразделений, ответственных за делопроизводство и др. На основе адаптированного решения выполняется внедрение системы. Оно включает установку и тестирование программного обеспечения, выпуск эксплуатационной документации, подготовку персонала (администраторов и пользователей), проведение опытной эксплуатации с внесением изменений в настройки решения по возникающим требованиям.

Годовые ведомственные показатели позволяют более объективно и беспристрастно оценить работу архивов. Поэтому комитетом будет продолжен анализ эффективности деятельности государственных и муниципальных архивов по указанным критериям. Это будет способствовать своевременному выявлению «узких мест», проблем и реализации мер по их устранению.

Во исполнение решений коллегии Росархива в приоритетном порядке важно продолжить реализацию мер по наращиванию информационной полноты баз данных «Архивный фонд» и «Фондовый каталог», так как уже в этом году Федеральное архивное агентство планирует обеспечить доступ пользователей сети Интернет к БД, созданным государственными и муниципальными архивами. Таким образом Росархив предполагает создать автоматизированный информационный ресурс, позволяющий в электронном виде реализовать одну из основных архивных услуг - предоставление сведений о составе и содержании документов Архивного фонда Российской Федерации и местах их хранения.

Для повышения престижа архивной службы важно повысить качество подготовки материалов, обеспечить продуманность и обоснованность очередности их размещения в сети Интернет. При этом недопустим случайный выбор документов для публикации.

Главным долгосрочным приоритетом является создание комфортных условий приема посетителей и удобства предоставления услуг. Поэтому План реализации Стратегии дополнен также положениями, ориентирующими деятельность архивов на приоритетность интересов граждан. Без этого невозможно достижение задач по обеспечению перехода к стандартам государственных услуг нового поколения, основанным не на позиции исполнителя, а на позиции потребителя этих услуг - гражданина, который обращается за получением архивной информации.

Уточнен также раздел о ресурсном обеспечении Плана реализации Стратегии, который учитывает целенаправленное проведение мероприятий, направленных на повышение кадрового потенциала архивной службы: создание условий для профессионального и социального роста архивистов, обеспечение обучения новым прикладным технологиям, широкое использование достоинств молодого поколения, способного вырабатывать новые подходы к решению проблем и предлагать неординарные варианты. Рекомендуется разработать планы повышения квалификации в каждом архивном органе и учреждении. В них учесть непрерывное повышение квалификации специалистов и обучение их новым технологиям. При этом важно гораздо полнее учитывать в зарплате квалификацию и профессиональные достижения специалистов. Оценка работы должна производиться с учетом конкретного вклада каждого специалиста в развитие архивного дела, в оказание обществу и гражданам конкретных услуг, а также открытость к переменам и вклад в решение стратегических задач.